Takaus- ja pienlainatoiminnan rekisteri- ja tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Takuusäätiö sr, Y-tunnus 0858294-9
Teollisuuskatu 21, 00510 Helsinki
tietoturva[at]takuusaatio.fi

Ota yhteyttä tietosuoja-asioissa yllä olevalla sähköpostiosoitteella.

2. Rekisterin nimi

Takuusäätiö; Sosiaalisten rahoituspalvelujen asiakasrekisteri (”asiakasrekisteri”).

Rekisteröityjä ovat Takuusäätiön sosiaalisten rahoituspalvelujen nykyiset asiakkaat ja henkilöt, jotka ovat luoneet itselleen asiakastilin Takuusäätiön verkkoasiointiin.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käyttötarkoitukset

Takuusäätiön Sosiaalinen rahoituspalvelutoiminta edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Takuusäätiön asiakasrekisteriin kuuluu esimerkiksi takaus-, luotto- ja perintätoiminnan kannalta tarpeelliset henkilötiedot. Henkilötietojasi käytetään, jotta voimme tehdä päätökset hakemuksiin, antaa sinulle henkilökohtaista neuvontaa ja hallinnoida mahdollista asiakkuuttasi.

Henkilötietojen käyttötarkoituksiin kuuluvat:

• sopimuksen tekeminen ja hallinnointi
• asiakaspalvelu, asiakassuhteen hoito mukaan lukien asiakasviestintä
• palvelun tuottaminen
• rekisterinpitäjän toiminnan kehittäminen
• tilastollisiin tarkoituksiin palvelujen käytön seuranta ja analysointi
• riskienhallinta

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Käsittelyn oikeusperusteet

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

• henkilön suostumus (annetaan pienlaina- ja takaushakemuksen yhteydessä)
• rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhde; asiakkuus muodostuu pienlaina- tai takaushakemuksen toimittamisella säätiöön ja jatkuu myönteisen päätöksen saaneiden henkilöiden osalta sopimussuhteen päättymiseen saakka)
• sopimussuhde tai sen tekemistä edeltävät toimet

4. Rekisterin tietosisältö

Asiakassuhteesta ja kyseessä olevasta palvelusta riippuu se, mitä henkilötietoja keräämme. Alla on esimerkkiluettelo, millaisia tietoja keräämme, mutta kaikkea tietoa ei välttämättä kerätä jokaisesta asiakkaasta.

Keräämme yleisiä tietoja tunnistaaksemme sinut asiakkaana, palvellaksemme sinua paremmin eri asiointikanavissa ja kommunikoidaksemme kanssasi.

Rekisteriin tallennettavia henkilötietoryhmiä ovat:

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Keräämme rekisteriin tallennettavat tiedot pääsääntöisesti sinulta itseltäsi. Luovutat tietoja esimerkiksi hakemuksessasi ja yhteydenpidossa eri kanavien kautta.

Henkilötietojasi voidaan kerätä ja päivittää myös kolmansien osapuolten rekistereistä tai tietolähteistä, esim.

• luottotietorekisterinpitäjiltä
• viranomaisten pitämistä rekistereistä kuten Väestörekisterikeskuksesta, ulosottoviranomaiselta tai edunvalvonnasta
• omasta pankistasi (esim. Takuusäätiön takaaman järjestelylainan saldon päivittäminen, lainaan annettavat lyhennysvapaat)
• talous- ja velkaneuvonnasta, mikäli sinulla on sinne asiakkuus

6. Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Henkilötietojasi säilytetään lähtökohtaisesti vain Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen alueella eikä tietojasi pääsääntöisesti luovuteta tai siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Riippuen palvelusta ja annetun tiedon luonteesta, henkilötietojasi voidaan luovuttaa esimerkiksi seuraaville tahoille:

• Avustajana toimivalle henkilölle tai toimihenkilölle, mikäli olet antanut siihen erikseen valtuutuksen.
• Rajoitetusti velkojatahoille ja ulosottoviranomaiselle (asiasi selvittämiseksi ja käsittelemiseksi tarpeellisessa määrin)
• Pankille (liittyen Takuusäätiön omavelkaisen takauksen myöntämiseen ja sen voimassaoloaikana)
• Takuusäätiön käyttämälle tilitoimistolle (liittyen pienlainan myöntämiseen ja sen voimassaoloaikana)
• Tuomioistuimelle (liittyen Takuusäätiön perintätoimintaan tai velkajärjestelyhakemuksiin)

7. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilyttäminen

Työntekijöillämme, joiden työtehtäviin kuuluu sosiaalisten rahoituspalvelujen asiakaspalvelutyö, on pääsy henkilötietoihisi. Jokaisella työntekijällä on oma käyttäjätunnus ja salasana henkilötietoja sisältäviin järjestelmiin. Työntekijöitä sitoo salassapitovelvollisuus.

Ulkopuolisten palveluntarjoajien kanssa tehdään kirjalliset sopimukset, joissa edellytetään tietojen luottamuksellista käsittelyä ja suojaamista.

Käsittelemme henkilötietojasi turvallisella ja lainsäädännön vaatimukset täyttävällä tavalla. Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin on tarpeen Tietosuojaselosteessa mainittuihin käyttötarkoituksiin, ellei pidempää säilytysaikaa vaadita tai sallita laissa.

Henkilötietojen säilyttämisaika riippuu asiakkuuden luonteesta, kestosta, hyvän perintätavan ja kirjanpitolain asettamista vaatimuksista sekä muista tekijöistä.

• Asiakastili poistuu 13 kuukauden kuluttua viimeisestä kirjautumisesta, ellei siihen liity hakemusta.
• Jos avattua tai aloitettua hakemusta ei lähetä, se poistuu automaattisesti kolmen kuukauden kuluttua. Asiakastili poistuu tästä tai viimeisestä asiakastilille kirjautumisesta laskettuna 13 kuukauden kuluttua.
• Asiakastietoja säilytetään kolmetoista (13) kuukautta kielteisen päätöksen tekemisestä, hakemuksen raukeamisesta tai hakijan itsensä tekemästä hakemuksen peruuttamisesta lukien.
• Takauksen avulla pankkilainan nostaneen tai pienlainan saaneen asiakkaan tietoja säilytetään, kunnes laina on maksettu loppuun. Sama koskee mahdollisia muita osallisia, kuten hakijoiden puolisoita tai sitoumuksenantajia.
• Kirjanpitolaki edellyttää joidenkin tietojen tallentamista vielä edellä mainittujen tallennusaikojen jälkeen.

Takuusäätiö kerää lisäksi vaikuttamistoimintaa varten tunnistamattomaksi tehtyjä eli anonymisoituja tilastotietoja palvelujen käyttäjistä, velkaantumisesta ilmiönä ja siihen johtavista seikoista.

Henkilötietosi on suojattu asianmukaisesti teknisesti ja organisatorisesti. Rekisterin suojauksessa käytetään muun muassa seuraavia keinoja:

• laitteistojen ja tiedostojen suojaus
• kulunvalvonta
• käyttäjien tunnistus
• käyttövaltuudet
• käyttötapahtumien rekisteröinti
• käsittelyn ohjeistus ja valvonta

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröitynä sinulla on oikeuksia henkilötietoihisi liittyen. Ota meihin yhteyttä kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa.

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa, käsitelläänkö hänen tietojaan Takuusäätiössä ja jos, niin mitä tietoa rekisteriin on tallennettu, vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli haluat tarkistaa sinusta tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, lähetä pyyntö kirjallisesti ja liitä siihen kopio kuvallisesta henkilöllisyystodistuksesta todistaaksesi henkilöllisyytesi ja oikeutesi kysyä tietoja. Vastaamme kyselyysi EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Valitusoikeus

Sinulla on oikeus saattaa asiasi valvontaviranomaisen käsiteltäväksi, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä. Henkilötietoasioiden kansallisena valvontaviranomaisena on oikeusministeriön yhteydessä toimiva tietosuojavaltuutettu.

9. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Pyrimme jatkuvasti kehittämään palvelujamme ja siksi pidätämme oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta. Myös muutokset sovellettavassa lainsäädännössä tai sen tulkinnassa voivat muuttua ja aiheuttaa tarpeen päivittää rekisteri- ja tietosuojaselostettamme.

Tämä seloste on päivitetty 9.9.2024.