Takaus- ja pienlainatoiminnan rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tällä rekisteri-ja tietosuojaselosteella annamme sinulle EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR, 679/2016) edellyttämiä tietoja.

 

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Takuusäätiö sr, Y-tunnus 0858294-9
Teollisuuskatu 21, 00510 Helsinki
tietoturva[at]takuusaatio.fi
Ota yhteyttä tietosuoja-asioissa yllä olevalla sähköpostiosoitteella.

Rekisterin nimi

Sosiaalisten rahoituspalvelujen asiakasrekisteri (”asiakasrekisteri”). Sosiaalisia rahoituspalveluita ovat järjestelylainojen takaus- ja Takuusäätiön pienlainatoiminta.

Rekisteröityjä ovat Takuusäätiön sosiaalisten rahoituspalvelujen nykyiset asiakkaat ja potentiaaliset henkilöasiakkaat. Potentiaalinen asiakkuus syntyy, kun ilmaiset kiinnostuksesi
Takuusäätiön sosiaalisten rahoituspalvelujen palveluita (takaus, pienlaina) kohtaan toimittamalla säätiöön palveluun liittyvän yksilöidyn hakemuksen.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käyttötarkoitukset

Takuusäätiön Sosiaalinen rahoituspalvelutoiminta edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Takuusäätiön asiakasrekisteriin kuuluu esimerkiksi takaus-, luotto-ja perintätoiminnan kannalta tarpeelliset henkilötiedot. Henkilötietojasi käytetään, jotta voimme tehdä päätökset hakemuksiin, antaa sinulle henkilökohtaista neuvontaa ja hallinnoida mahdollista asiakkuuttasi.

Henkilötietojen käyttötarkoituksiin kuuluvat:

  • sopimuksen tekeminen ja hallinnointi
  • asiakaspalvelu, asiakassuhteen hoito mukaan lukien asiakasviestintä
  • palvelun tuottaminen
  • rekisterinpitäjän toiminnan kehittäminen
  • tilastollisiin tarkoituksiin palvelujen käytön seuranta ja analysointi
  • riskienhallinta.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Käsittelyn oikeusperusteet

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

  • henkilön suostumus (annetaan pienlaina- ja takaushakemuksen yhteydessä)
  • rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhde; asiakkuus muodostuu pienlaina- tai takaushakemuksen toimittamisella säätiöön ja jatkuu myönteisen päätöksen saaneiden henkilöiden osalta sopimussuhteen päättymiseen asti)
  • sopimussuhde tai sen tekemistä edeltävät toimet.

Rekisterin tietosisältö

Asiakassuhteesta ja kyseessä olevasta palvelusta riippuu se, mitä henkilötietoja keräämme. Alla on esimerkkiluettelo, millaisia tietoja keräämme, mutta kaikkea tietoa ei välttämättä kerätä jokaisesta asiakkaasta. Keräämme yleisiä tietoja tunnistaaksemme sinut asiakkaana, palvellaksemme sinua paremmin eri asiointikanavissa ja kommunikoidaksemme kanssasi.

Rekisteriin tallennettavia henkilötietoja ovat:

  • Perustiedot: Rekisteröidyn ja taloudessa asuvien nimi, henkilötunnus tai syntymäaika ja yhteystiedot, kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
  • Taustatiedot: Esimerkiksi tietoa rekisteröidyn perhe-, työ- ja elämäntilanteesta, sekä taloudellisesta asemasta (sis. tulot, menot, rahankäyttö, velkojen maksu, omaisuus) ja velkatilanteesta.
  • Suostumukset: Rekisteröidyn antamat henkilötietojen käsittelyä koskevat suostumukset.
  • Asiakkuustiedot: Myönnetty palveluja siihen liittyvät tarpeelliset tiedot asiakkuuden eri vaiheissa
  • Asiakastapahtumatiedot: Asiakassuhteen hoitamiseen liittyvät tehtävät ja tapahtumat.
  • Tallenteet ja viestien sisältö: Erimuotoiset tallenteet ja viestit, joissa rekisteröity on osapuolena, esimerkiksi sähköpostiviestit tai muun kanavan kautta tapahtuva asiointi
    viestintä.
  • Erityiset henkilötietoryhmät: Tietosuoja-asetuksen 9 artiklassa määritellyt henkilötietojen erityisryhmät, joilla on vaikutusta maksukyvyn arviointiin, esimerkiksi terveydentila ja ammattiliiton jäsenyys.

Säännönmukaiset tietolähteet

Keräämme rekisteriin tallennettavat tiedot pääsääntöisesti sinulta itseltäsi. Luovutat tietoja esimerkiksi hakemuksessasi ja yhteydenpidossa eri kanavien kautta.

Henkilötietojasi voidaan kerätä ja päivittää myös kolmansien osapuolten rekistereistä tai tietolähteistä, esim.

  • luottotietorekisterinpitäjiltä
  • viranomaisten pitämistä rekistereistä kuten Väestörekisterikeskuksesta, ulosottoviranomaiselta tai edunvalvonnasta
  • omasta pankistasi (esim. Takuusäätiön takaaman järjestelylainan saldon päivittäminen, lainaan annettavat lyhennysvapaat)
  • talous- ja velkaneuvonnasta, mikäli sinulla on sinne asiakkuus

Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Henkilötietojasi säilytetään lähtökohtaisesti vain Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen alueella eikä tietojasi pääsääntöisesti luovuteta tai siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Riippuen palvelusta ja annetun tiedon luonteesta, henkilötietojasi voidaan luovuttaa esimerkiksi seuraaville tahoille:

  • Avustajana toimivalle henkilölle tai toimihenkilölle, mikäli olet antanut siihen erikseen valtuutuksen.
  • Rajoitetusti velkojatahoille ja ulosottoviranomaiselle (asiasi selvittämiseksi ja käsittelemiseksi tarpeellisessa määrin)
  • Pankille (liittyen Takuusäätiön omavelkaisen takauksen myöntämiseen ja sen voimassaoloaikana)
  • Takuusäätiön käyttämälle tilitoimistolle (liittyen pienlainan myöntämiseen ja sen voimassaoloaikana)
  • Tuomioistuimelle (liittyen Takuusäätiön perintätoimintaan tai velkajärjestelyhakemuksiin)

Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilyttäminen

Työntekijöillämme, joiden työtehtäviin kuuluu sosiaalisten rahoituspalvelujen asiakaspalvelutyö, on pääsy henkilötietoihisi. Jokaisella työntekijällä on oma käyttäjätunnus ja salasana henkilötietoja sisältäviin järjestelmiin. Työntekijöitä sitoo salassapitovelvollisuus.

Ulkopuolisten palveluntarjoajien kanssa tehdään kirjalliset sopimukset, joissa edellytetään tietojen luottamuksellista käsittelyä ja suojaamista.

Käsittelemme henkilötietojasi turvallisella ja lainsäädännön vaatimukset täyttävällä tavalla. Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin on tarpeen Tietosuojaselosteessa mainittuihin käyttötarkoituksiin, ellei pidempää säilytysaikaa vaadita tai sallita laissa.

Henkilötietojen säilyttämisaika riippuu asiakassuhteen kestosta, hyvän perintätavan ja kirjanpitolain asettamista vaatimuksista sekä muista tekijöistä. Potentiaalisen asiakkaan osalta tietoja säilytetään pääasiallisesti noin kuusi kuukautta kielteisen päätöksen tekemisestä, hakemuksen raukeamisesta tai hakijan itsensä tekemästä hakemuksen peruuttamisesta. Tarpeettomat tai epäolennaiset henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan.

Takuusäätiö kerää vaikuttamistoimintaa varten tunnistamattomaksi tehtyjä eli anonymisoituja tilastotietoja palvelujen käyttäjistä, velkaantumisesta ilmiönä ja siihen johtavista seikoista.

Henkilötietosi on suojattu asianmukaisesti teknisesti ja organisatorisesti. Rekisterin suojauksessa käytetään muun muassa seuraavia keinoja:

  • laitteistojen ja tiedostojen suojaus
  • kulunvalvonta
  • käyttäjien tunnistus
  • käyttövaltuudet
  • käyttötapahtumien rekisteröinti
  • käsittelyn ohjeistus ja valvonta

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröitynä sinulla on oikeuksia henkilötietoihisi liittyen. Ota meihin yhteyttä kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa.

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa, käsitelläänkö hänen tietojaan Takuusäätiössä ja jos, niin mitä tietoa rekisteriin on tallennettu, vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli haluat tarkistaa sinusta tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, lähetä pyyntö kirjallisesti ja liitä siihen kopio kuvallisesta henkilöllisyystodistuksesta todistaaksesi henkilöllisyytesi ja oikeutesi kysyä tietoja. Vastaamme kyselyysi EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Valitusoikeus

Sinulla on oikeus saattaa asiasi valvontaviranomaisen käsiteltäväksi, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä. Henkilötietoasioiden kansallisena valvontaviranomaisena on oikeusministeriön yhteydessä toimiva tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojaselosteen muuttaminen

Pyrimme jatkuvasti kehittämään palvelujamme ja siksi pidätämme oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta. Myös muutokset sovellettavassa lainsäädännössä tai sen tulkinnassa voivat muuttua ja aiheuttaa tarpeen päivittää rekisteri- ja tietosuojaselostettamme.